[비즈니스 이메일] 어떻게 써야 맞는걸까?(글쓰기 전략은?!)

[비즈니스 이메일] 어떻게 써야 맞는걸까?(글쓰기 전략은?!)

우선, 실제 메일 작성법과 표현에 대해 설명하기에 앞서 어떤 식으로 이메일을 작성해야 할지 감을 잡고 시작해보려고 한다.

 

비즈니스 이메일이라고 거창하게 말을 했지만, 실제로 비즈니스 이메일이라고 어려운 것은 없다.

짧지만 수년간 외국 회사와 일을 해오면서 느껴온 바로는 내가 하고자 하는 의미와 대화의 핵심을 전달할 수 있다면

문장 구조나 형식, 단어 등을 굳이 '이게 맞는 양식이야'라고 하면서 쓸 필요는 없었다.

다만, 공식적인 이메일(CEO들의 새해 인사, 계약적 논쟁에서 공식적으로 의사표명을 할 경우)에서는 양식이라기 보단

단어 선택이나 문장 구조를 고급(?)스럽게 써줄 필요성은 당연히 있었다.

 

실무적으로 담당자와 업무를 진행할 때에는 억지로 고급스런 표현을 쓰려고 노력하기 보다는 간결하고 그대신 정확하게

내 의사를 전달할 수 있도록 쓰는 연습이 우선인 것 같다.

 

하지만 어쨋거나 거래를 하는 상대방이기 때문에 아래 기본적인 사항들은 지켜주는 것이 좋다.

 

1. 적절한 어조(톤) 유지하기:
   • Hey 와 같이 경어 사용은 자제하고, 상대방에 대한 예의를 보여줄 수 있는 높임 표현을 사용한다.(Dear 등등)
2. 수신자의 이름 사용하기:
   • Dear Team/Sir/madam 등 모호한 지칭보다는 가능하면 이메일의 수신자의 이름을 사용하여 개인적 관계를 돈독히 하는 것이 좋다.
3. 간결하고 명료한 문장 구성:
   • 괜히 길게 쓰다가 내용만 꼬여서 피본다. 최대한 간결하고 단순하게 표현하여 이해하기 쉽게 만드는 것이 좋다. 단, 중복되는 표현이나 단어 사용은 자제하는 것이 좋다. (많이 신경쓰는 부분..)
4. 불필요한 정보 제거:
   • 이메일에 필요한 정보만을 포함시키고, 불필요한 세부사항은 삭제하는 것이 좋다.
5. 감사 인사 및 종료:
   • 이메일의 시작과 끝에 적절한 감사 인사와 종료 문구를 사용하여 예의있게 보일 수 있도록 한다.

실제 메일 내용에서는 상황이나 업무마다 내용이 다르므로 구체적인 조언을 할 수 없으나 위에 나열해둔 내용만 기억하고 메일을 작성하여도 중간 이상은 간다!! 고 생각한다.

 

당연히 메일 내용에 감정적인 내용은 최대한 자제하는 것이 중요하고(*불쾌한 감정을 드러내고 메일을 쓸 경우가 있긴 하다) 감사의 표현도 많이 한다고 상대방이 고맙게 생각하는 것이 아니므로 깔끔한 내용 전달이 중요단 것을 숙지하는 것이 좋다.

 

다음은 이메일 서두에서 어떤 표현들을 쓸 수 있을지 찾아볼 예정!

남은 주말은 즐겁게 웃으며 보내고 월요일부터 다시 파이팅입니다~