[비즈니스 이메일] 1. 시작문구(누군가를 지칭하면서 시작하기)

[비즈니스 이메일] 1. 시작문구(누군가를 지칭하면서 시작하기)

 

보통 이메일을 보낼때는 상대방이 누구인지 확인한 다음 그 상대방을 지칭하면서 메일을 시작해야 한다.

일반적으로 Dear XXX, 로 시작하게 되지만 다양한 표현법을 익혀두면 여러모로 쓸모가 있으니 어떤 표현들이 있는지 한번 확인해보자.

 

1. 공식적인 이메일에서 쓰는 표현들:
   • Dear XXX, < 성별을 모를 경우 Mr/Ms 를 잘못 붙여 화를 불러오느니 차라리 풀네임을 사용하자..
   • [Title] XXX,
   • Esteemed XXX, < 너무 진부한 표현이니 삭제하자..
2. 조금 더 친숙한 관계에서 쓰는 표현들(이지만 이해관계가 있거나 기존에 연락을 하면서 치분이 있을 경우):
   • Hello XXX,
   • Hi XXX,
   • Greetings XXX, < 사용빈도는 거의 없다시피 하다..
   • Dear [XXX], 
3. 메일 보내는 대상이 팀/부서일 경우:
   • Dear Team(s),
   • Dear XXX Team,
   • Hello XXX Team,
   • Hi XXX Members,
   • To the XXX Department,
4. 캐주얼하게 메일 보내기:
   • Hi XXX,
   • Hello XXX,
   • XXX,
   • XXX, Hi there!,
5. 일반적인 대상(특정 상대방이 없고 불특정 다수/개인에게 보낼 경우):
   • To Whom It May Concern,
   • Dear Sir or Madam,
   • Attention XXX,
6. 여러 명에게 보낼 때(제일 쉬운 방법):
   • Dear All,

이것저것 제목을 붙여서 여러가지로 구분해놨지만,, 보면 알 수 있듯이 중복되는 표현들이 대다수이다. 다양한 상황에서 공통적으로 사용되는 표현들 "Dear XXX," 만 사용하여도 전혀 문제가 없다...!!

 

여기서 XXX를 사용할 때 글쓴이는 일반적으로 상대방의 풀네임을 전부 써서 붙인다.(상대방과 주고받는 첫 메일인 경우)

 

*이것도 실례가 되는 행위일 수는 있으나 성/이름을 혼동하여 잘못 부르는 실수를 하는 것보다는 풀네임으로 송부하는 것이 그나마 백파이어가 작았던 경험이 있어서인데, 업무하면서 본인들만의 노하우가 있을 경우 공유해주시면 감사하겠습니다...

 

메일을 주고받으면서, 혹은 전화나 기타 업무로 인해 사이가 좋아(?)졌거나 친숙해진 사이라고 한다면 Hello XXX, 라고 메일을 보내게 되는데 실제로 비즈니스 관계에서는 언제든 서로 불편해지는 상황이 발생할 수가 있으니 사이가 틀어졌을 경우에도 Hello XXX라고 보낼 자신이 있다면 사용하고 그게 아니라면 Dear를 꾸준히 사용하자.. (글쓴이는 파워I형 인간이라 항상 매우 공손한 스타일로 메일을 보냅니다.)

 

보통 메일을 회신할 경우에는 상대방의 메일 후미에 본인의 이름으로 "Regards, XXXX" 라고 남겨주기 때문에 그 이름을 그대로 사용하는 것이 제일 안전하다.

불특정 다수나 어떤 팀에게 메일을 송부할 경우에는 5번에 있는 "To whom it may concern, Dear Team, Dear Sir or Madam" 표현을 상당히 많이 쓰니 참고해두면 메일작성을 시작하는 데에는 문제가 없을 것이다.

 

솔직히 이건 정말 너무 시.작.이고,, 다음으로는 서두(opening, 인삿말을 포함한 한두문장의 스몰톡)를 어떤 식으로 작성해야 할지 살펴볼 예정

 

*개인적인 경험담을 녹여서 작성하는 글이므로 주관적인 내용이 포함되어 있습니다. 상황에 맞게 표현만 차용해서 사용하시면 큰 도움이 되실 거라 믿습니다.

 

모두들 감기몸살 조심하시고 내일도 파이팅!(대신 쓸 표현 뭐가 있을까... 확인해보자!)